Urlaubsantrag: Definition, Rechte und Tipps
Definition Urlaubsantrag
Arbeitnehmer haben in Deutschland laut § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) Anspruch auf mindestens 24 Tage Jahresurlaub (bei einer 6-Tage-Woche), auch Erholungsurlaub genannt.
§ 1 BUrlG: Urlaubsanspruch
Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
Während des Urlaubs ist der Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht befreit, erhält jedoch weiterhin seine Vergütung. Hierfür muss zunächst ein Urlaubsantrag beim Arbeitgeber gestellt und von diesem genehmigt werden.
➜ Achtung: Tritt ein Arbeitnehmer seinen Erholungsurlaub ohne schlussendliche Genehmigung des Urlaubsantrags durch die zuständige Führungskraft an, kann das zu einer Abmahnung oder sogar einer fristlosen außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
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Inhalte eines Urlaubsantrags
Der Urlaubsantrag kann mündlich oder formlos schriftlich gestellt werden. Viele Unternehmen haben dafür interne Vorgänge und nutzen eigene Formulare, die auch Urlaubszettel genannt werden. Arbeitsrechtlich gibt es keine speziellen Vorschriften, die bei der Erstellung zu beachten sind. Folgende Daten sollte der schriftliche Urlaubsantrag jedoch beinhalten:
- Vollständiger Name des Arbeitnehmers
- Datum der Antragserstellung
- Start- und Enddatum der beantragten Urlaubszeit sowie die Anzahl der Urlaubstage
- Unterschrift des Arbeitnehmers
- Bitte um Bestätigung
- Gegebenenfalls Personalnummer und Abteilung
Der mündliche Urlaubsantrag kann telefonisch oder persönlich bei der entscheidungsbefugten Führungskraft erfolgen.
Voraussetzungen für den Urlaubsantrag
Ein Urlaub kann nur beantragt werden, wenn dem Arbeitnehmer im selben Kalenderjahr noch nicht in Anspruch genommene Urlaubstage zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Urlaubstage variiert je nach Arbeits- oder Tarifvertrag. Jeder Arbeitnehmer hat jedoch Anspruch auf mindestens 24 Tage bezahlten Erholungsurlaub (bei einer 6-Tage-Arbeitswoche). Das entspricht einem Erholungsurlaub von 20 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche.
Erst nach der Probezeit (also dem sechsmonatigen Bestehen des Arbeitsverhältnisses) erhält der Arbeitnehmer den vollen Urlaubsanspruch. Im ersten halben Jahr wird lediglich ein anteiliger, auf den Monat gerechneter Urlaubsanspruch gewährt.
Wie lange im Voraus der Urlaub beantragt werden muss, schreibt das Bundesurlaubsgesetz nicht vor. Oft existieren hierfür Dienstanweisungen, die je nach Unternehmen variieren können. Grundsätzlich sollte der Urlaubsantrag so früh gestellt werden, dass dem Arbeitgeber ausreichend Zeit bleibt, zu reagieren und die Urlaubsplanungen zu koordinieren.
Genehmigung des beantragten Urlaubs
Bevor der Urlaub angetreten werden kann, muss der Antrag auf Urlaub durch den Arbeitgeber genehmigt werden. Hierfür ist meist der oder die unmittelbare Vorgesetzte zuständig. Ein Urlaubsantrag gilt erst dann als genehmigt, wenn der Arbeitgeber dies ausdrücklich mündlich oder schriftlich mitteilt.
Nach erteilter Genehmigung ist der Urlaub grundsätzlich verbindlich. Eine einseitige Rücknahme ist nur in Ausnahmefällen möglich, etwa bei unvorhersehbaren, existenziellen betrieblichen Notlagen.
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Ablehnung des beantragten Urlaubs
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Eine Ablehnung ist nur zulässig bei folgenden Gründen:
1.) Dringliche betriebliche Angelegenheiten
Bei sogenannten dringlichen betrieblichen Angelegenheiten darf der Arbeitgeber Urlaubsanträge ablehnen und sogar eine allgemeine Urlaubssperre verhängen. Das kann der Fall sein, um bei hohen Personalausfällen den Betriebsablauf zu gewährleisten, oder weil in der Hochsaison alle Arbeitskräfte gebraucht werden.
2.) Kollegen mit sozialem Vorrang
Wenn bereits zu viele andere Arbeitskräfte in dem gewünschten Zeitraum ihren Urlaub beanspruchen und diese aus sozialen Gründen Vorrang haben. Das ist etwa dann der Fall, wenn Familien mit Kindern nur in den Schulferien Urlaub machen können.
Sollte der Arbeitgeber einen berechtigten Urlaubsantrag ohne triftigen Grund ablehnen, können Arbeitnehmer Kontakt zu einer Kanzlei für Arbeitsrecht aufnehmen oder ihren Urlaubsanspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. Falls die Zeit drängt, beispielsweise weil der Urlaub kurz bevorsteht, können Arbeitnehmer ihr Recht auch mit einer einstweiligen Verfügung durchsetzen. Es sollte jedoch stets versucht werden, zunächst im Gespräch mit dem Arbeitgeber eine einvernehmliche Lösung zu finden.
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Keine Rückmeldung auf den Urlaubsantrag – was nun?
Wenn keine Rückmeldung auf den Urlaubsantrag erfolgt, gilt dieser nicht automatisch als genehmigt. Unter keinen Umständen sollten Arbeitnehmer den Urlaub antreten, wenn dieser nicht ausdrücklich genehmigt wurde. Andernfalls drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung.
➔ Ausnahme: Es gibt eine entsprechende Klausel zu Urlaubsanträgen mit Genehmigungsfiktion im Arbeitsvertrag, in internen Richtlinien oder in der Betriebsvereinbarung.
Wie lange hat ein Arbeitgeber Zeit, um den Urlaub zu genehmigen?
Auch wenn keine gesetzlich festgelegte Frist für die Genehmigung von Urlaub existiert: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, über einen Urlaubsantrag innerhalb einer angemessenen Zeit zu entscheiden. Diese Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus § 7 Abs. 1 BUrlG, wonach die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers grundsätzlich zu berücksichtigen sind, sowie aus dem Grundsatz von Treu und Glauben gemäß § 242 BGB und der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB. Wie lange eine angemessene Bearbeitungszeit ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
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3 Tipps für den Urlaubsantrag
- Für Nachweiszwecke sollte der Urlaubsantrag stets schriftlich beantragt und eine schriftliche Genehmigung erbeten werden. Um die Chance zu erhöhen, dass der Urlaubsantrag genehmigt wird, sollte dieser möglichst früh eingereicht werden. Sinnvoll ist es auch, sich bereits vorab mit Kolleginnen und Kollegen abzusprechen.
- Wird der Arbeitnehmer während des Erholungsurlaubs krank, verfällt der Urlaub dadurch nicht. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer die eigene Arbeitsunfähigkeit durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bescheinigen lässt.
- Wird im laufenden Kalenderjahr der Arbeitgeber gewechselt (etwa durch eine Kündigung), kann der Arbeitnehmer den Resturlaub entweder noch vorher abbauen oder diesen monetär geltend machen. Der Arbeitnehmer kann diesen Urlaub jedoch dann nicht erneut beim neuen Arbeitgeber beanspruchen.
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