Workation: Was muss rechtlich beachtet werden?

Workation: Was muss rechtlich beachtet werden?

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Durch die Corona-Pandemie wurden viele Arbeitsplätze ins Home-Office verlegt. Zahlreiche Arbeitnehmer wünschen sich flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängige Arbeitsstellen ohne Präsenzzeiten im Büro. Wenn Arbeitnehmer ihre Home-Office-Zeiten im Ausland verbringen möchten, ist das mit besonderen rechtlichen Vorgaben verbunden, welche vom Arbeitgeber unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Da abhängig vom Aufenthaltsstaat des Arbeitnehmers unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen auf alle Beteiligten zukommen, ist im Vorfeld unbedingt zu klären, in welchem Staat der Arbeitnehmer mobil arbeiten möchte und wie dort die Rechtslage ist. Der Arbeitnehmer sollte seinem Arbeitgeber in jedem Fall seinen Aufenthaltsort frühzeitig mitteilen. Neben der rechtlichen Situation sind dann auch beispielsweise die Zeitverschiebung und die Sicherheitslage vor Ort bei der weiteren Planung zu berücksichtigen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Home-Office aus dem Ausland sind im Aufenthaltsrecht, im Arbeitsrecht, im Steuerrecht und im Sozialversicherungsrecht (teilweise auch im IT-Sicherheit und im Datenschutzrecht) geregelt.

Workation-Regelungen gemäß deutschem Arbeitsrecht

Ein generelles Recht zum Arbeiten außerhalb des Betriebssitzes besteht für Arbeitnehmer in Deutschland nicht. Das Recht auf Home-Office ergibt sich nur dann, wenn eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgehalten wurde. Die Erlaubnis zum Home-Office ist jedoch nicht an eine bestimmte Form gebunden. Ausreichend ist beispielsweise auch eine Erklärung des Arbeitgebers per E-Mail, wonach der Arbeitnehmer zukünftig von zu Hause aus arbeiten darf.

Hat ein Arbeitnehmer schon längere Zeit von zu Hause aus gearbeitet und es existiert keine ausdrückliche Vereinbarung, so kann sich ein Recht auf Home-Office ausnahmsweise auch aus einer sogenannten betrieblichen Übung ergeben. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern den Einsatz im Ausland erlauben, sollten im Vorfeld klären, wie lange der Mitarbeiter im Ausland arbeitet und in welchem Umfang dieser dort seiner Arbeit nachgehen kann, beziehungsweise möchte. Die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts ist relativ unproblematisch. Das gilt insbesondere, wenn Mitarbeiter nur vorübergehend aus dem Ausland arbeiten. Der Schwerpunkt der Beschäftigung und des Arbeitsverhältnisses bleibt in Deutschland, so dass weiter das deutsche Arbeitsrecht gilt.

Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen in der EU und deren Vertragsgestaltung gelten mit der Rom-I-Verordnung bereits seit dem Ende 2009 einheitliche Vorschriften. Diese Verordnung besagt, dass das Arbeitsschutzniveau eines Arbeitnehmers, der dauerhaft in einem anderen EU-Land arbeitet, nicht unter das des Aufenthaltsstaates sinken darf. In der Praxis bedeutet dies, dass nationale Arbeitsschutzvorschriften (Rechte des Arbeitnehmers) anzuwenden sind, wenn diese in ihrem Schutzniveau weitergehend sind, als die Vorgaben, welche sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben.

Welche Zusatzvereinbarungen müssen bei Workation im Arbeitsvertrag stehen?

Workation benötigt immer die Zustimmung des jeweiligen Arbeitgebers. Wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind, dass die Arbeit aus dem Home-Office auch von einem ausländischen Standort möglich ist, sollten alle Details dazu in Schriftform festgehalten werden.

Insbesondere folgenden Punkte sollten dabei geklärt werden:

  1. Erreichbarkeit
  2. zeitliche Befristung
  3. Kostenerstattung
  4. steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
  5. Rückkehrpflicht

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Arbeitserlaubnis für Home-Office aus dem Ausland

Grundsätzlich gilt das Freizügigkeitsabkommen (Arbeitnehmerfreizügigkeit und Niederlassungsfreiheit) innerhalb der Europäischen Union (plus Schweiz). Arbeitnehmer müssen also, wenn diese in einem anderen EU-Staat aus dem Home-Office arbeiten möchten, keine Arbeitserlaubnis einholen. Für alle Staaten außerhalb der EU sind die nationalen Vorschriften zu beachten.

Kompliziert wird es meist, wenn Arbeitnehmer ihr Home-Office dauerhaft ins Ausland verlegen. Werden Mitarbeiter ausschließlich im EU-Ausland tätig, liegen der gewöhnliche Arbeitsort und der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im EU-Ausland. Eine Rechtswahl und Zusatzvereinbarungen nach deutschem Arbeitsrecht sind in einem solchen Fall nicht mehr vorgesehen. Um das Home-Office aus dem Ausland dennoch zu realisieren und den Aufwand gering zu halten, greifen manche Unternehmen auf die Möglichkeit einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung zurück. Dann gelten Arbeitnehmer nicht mehr als Angestellte des deutschen Unternehmens, sondern als Freelancer.

Arbeitszeitgesetz und Workation

Bei einer Workation oder zeitlich begrenzten Home-Office-Tätigkeit aus dem Ausland gilt rechtlich das deutsche Arbeitszeitgesetz. Da der Arbeitgeber die tatsächliche Arbeitszeit nur schwer überwachen kann, gehört es meist zu den Pflichten des Arbeitnehmers, dass dieser seine tägliche Arbeitszeit dokumentiert. Laut Arbeitsgesetz ist der Arbeitnehmer übrigens nicht dazu verpflichtet, außerhalb seiner Arbeitszeit erreichbar zu sein. Eine gute Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit kann jedoch dazu beitragen, dass sich das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer trotz der Distanz stabilisiert. Dies ist im Interesse aller Beteiligten.

Was ist der Unterschied zwischen Workation und Fernarbeit?

Eine Studie des Leibniz-Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung in Mannheim hat ermittelt, dass die meisten Arbeitgeber in Deutschland auch nach der Corona Pandemie auf Fernarbeit setzen. Dies bietet sich besonders für typische Büroberufe an. Bis zu drei Viertel aller Unternehmen, die dafür besonders gut geeignet sind, planen auch künftig Home-Office anzubieten. 

Was sollten Arbeitgeber, die Home-Office ermöglichen können, ihrem Personal überhaupt anbieten? Workation? Fernarbeit? Bei Workation handelt es sich um einen zeitlich begrenzten Home-Office-Einsatz aus dem Ausland. Von Feinarbeit ist dann die Rede, wenn Arbeitnehmer dauerhaft für ein deutsches Unternehmen aus dem Ausland arbeiten.

Workation: Steuerrechtliche Aspekte 

Eine kurzfristige Tätigkeit bis maximal 183 Tage pro Jahr im Home-Office im Ausland (Workation) hat in der Regel keine Auswirkung auf die Verpflichtung eines inländischen Arbeitgebers zum Lohnsteuerabzug. Wichtig ist nur, dass die betroffenen Arbeitnehmer weiterhin nur in Deutschland steuerlich ansässig sind.

Eine dauerhafte Beschäftigung im ausländischen Home-Office (also bei Fernarbeit) hat Auswirkungen auf die Verpflichtung des inländischen Arbeitgebers hinsichtlich des Lohnsteuerabzugs, da der Arbeitnehmer im Ausland steuerlich ansässig wird. Wenn der Arbeitnehmer mehr als 183 Tage pro Jahr aus dem Ausland arbeitet, ist der Arbeitnehmer in beiden Ländern zur Steuererklärung verpflichtet.

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Sozialversicherungsrecht und Workation

Ob und wo ein Arbeitnehmer, der Workation macht, sozialversicherungspflichtig wird, hängt zum einen von dem Land ab, in dem dieser (zeitweise) mobil arbeitet und zum anderen vom Umfang der Tätigkeit. Sobald Arbeitnehmer mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit in Deutschland tätig sind, sind diese hierzulande sozialversicherungspflichtig. Wenn ein Unternehmen seine Angestellten ins Ausland entsendet, bleiben diese im deutschen Sozialversicherungssystem. Ein typisches Beispiel hierfür sind Monteure, die einen Kundenauftrag im Ausland erledigen. Sobald das mobile Arbeiten länger als drei Monate dauert und der Tätigkeitsort innerhalb der Europäischen Union liegt, sind die Abgaben zur Sozialversicherung im jeweiligen Tätigkeitsland zu entrichten.

EU-Bürger, die für eine gewisse Zeit in einem anderen EU-Staat leben und arbeiten möchten, sollten von ihrem Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung für „Vorübergehende Entsendung” anfordern. Mit dieser Bescheinigung kann dokumentiert werden, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Recht unterliegt.

Für Arbeitnehmer, die außerhalb der Europäischen Union auf Workation sind und für Home-Office für eine deutsche Firma arbeiten, gilt hinsichtlich des anwendbaren Sozialversicherungsrechts das jeweilige Abkommen zwischen den Ländern. Es ist ratsam, diesbezüglich frühzeitig den fachkundigen Rat eines erfahrenen Anwalts einzuholen.